Wie plane ich ein Microsoft Teams-Meeting?

Wollten Sie ein Remote-Meeting einberufen, um etwas Wichtiges zu besprechen? Microsoft Teams ist eine großartige Kommunikationsplattform für Studenten und Berufstätige. Die kostenlosen und Premium-Versionen ermöglichen es Ihnen, Meetings zu planen und zu veranstalten. Die kostenlose Version hat jedoch Einschränkungen.

Da alles digital geworden ist, kann es eine Herausforderung sein, sich so schnell an alles anzupassen. Vor diesem Hintergrund haben wir dieses Handbuch erstellt, wie Sie Microsoft Teams-Besprechungen planen können. Bleiben Sie bei uns, wenn wir Ihnen die verschiedenen Methoden erklären, auf die Sie sich je nach Version von Microsoft Teams beziehen können!

Wie plane ich ein Microsoft Teams-Meeting?

Sie können Besprechungen über Outlook oder die Microsoft Teams-Anwendung planen. Um Besprechungen in Outlook zu planen, müssen Sie die Teams für Arbeit oder Schule Version. Wenn Sie ein kostenloses Abonnement für Teams besitzen, können Sie die Microsoft Teams-Anwendung verwenden, um Ihre Besprechung zu planen.

Mit Teams können Sie Meetings sowohl für die Mitglieder als auch für Nichtmitglieder eines Kanals planen. Sie können sogar Besprechungen mit externen Kontakten über deren E-Mail-Adressen planen.

Über Microsoft Teams

Die andere Möglichkeit, Besprechungen zu planen, ist die Microsoft Teams-Anwendung. Sie können aus drei Methoden wählen, um Besprechungen in der Teams-Anwendung zu planen. Zu diesen Methoden gehört die Planung von Kalender, Plaudernund Kanal.

Wenn Sie die kostenlose Version von MS Teams besitzen, müssen Sie ein Meeting von Kalender auf Teams. Das Planen von Meetings über Chat und Kanal sind Premium-Funktionen, die Sie nur verwenden dürfen, wenn Sie einer Organisation hinzugefügt oder eine Organisation erstellt haben.

Verwenden des Kalenders

Dies ist die bevorzugte Methode für viele Teams-Benutzer, die Besprechungen über die Teams-App planen möchten. Wenn Sie diese Methode für geeignet halten, führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Teams-Besprechung einzuberufen:

1. Öffnen Sie die Anwendung für MS Teams.
2. Klicken Sie in der Seitenleiste auf das Symbol Kalender Ikone.
3. Wählen Sie die Schaltfläche Neues Treffen in der oberen rechten Ecke des Fensters.
   
4. Geben Sie unter Neue Besprechungsdetails die folgenden Details ein:
   • Titel hinzufügen: Geben Sie Ihrem Meeting einen Titel. Wir empfehlen, den Namen kurz zu halten.
   • Name, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer eingeben: Wie der Name schon sagt, fügen Sie Teilnehmer zu Ihrem Meeting hinzu. Wenn der Teilnehmer aus Ihrer Organisation stammt, geben Sie seinen Benutzernamen ein. Wenn nicht, geben Sie ihre E-Mail-Adresse oder ihre Telefonnummer ein.
   • Startzeit/ Endzeit: Geben Sie das Startdatum und die Uhrzeit für Ihr Meeting in die Detailfelder auf der linken Seite des Pfeils ein. Um eine Endzeit hinzuzufügen, geben Sie die Details auf der rechten Seite des Pfeils ein. Wenn das Meeting den ganzen Tag dauert, schalten Sie den Schieberegler für Den ganzen Tag.
   • Wiederholen: Geben Sie an, ob die Besprechung wiederholt werden soll.
   • Standort hinzufügen: Geben Sie für Teilnehmer vor Ort den Veranstaltungsort für das Meeting ein.
   • Typdetails für diese neue Besprechung: Fügen Sie eine Beschreibung der Tagesordnung Ihres Meetings hinzu. Sie können auch die Formatierungsoption für die Besprechungsbeschreibung verwenden.

5. Anklicken Retten in der oberen rechten Ecke.

Verwenden des Kanals

Sie können ein Channel-Meeting aus dem kostenpflichtigen Abonnement von MS Teams aufrufen. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um ein Meeting in einem bestimmten Kanal in Teams zu planen:

1. Starten Sie die MS Teams .app.
2. Weiter zu Mannschaften von der Seitenleiste zu Ihrer Linken.
   
3. Wählen Sie eine Gruppe aus Ihrer Organisation aus.
4. Wählen Sie den Kanal aus, mit dem Sie ein Meeting starten möchten.
5. Drop-down-Menü für Treffen > Planen einer Besprechung.
   
6. Geben Sie die Besprechungsdetails ein. IchWenn Sie Unterstützung benötigen, lesen Sie die Besprechungsdetails, die unter Starten einer Besprechung von Kalender.
7. Klicken Senden.

Per Chat

Wenn Sie ein persönliches Treffen mit jemandem aus Ihrer Organisation vereinbaren möchten, können Sie dies über die Plaudern in Microsoft Teams. Wie bereits erwähnt, ist diese Premium-Funktion in der kostenlosen Version der Teams-App nicht verfügbar.

Hier sind die Schritte, die Sie befolgen können, um ein persönliches Treffen mit Ihrem Kollegen auf MS Teams zu vereinbaren:

1. Öffnen Sie die MS Teams App.
2. Steigen Sie in der Seitenleiste zu Plaudern.
3. Führen Sie einen Bildlauf nach unten durch, und wählen Sie die Person aus, mit der Sie ein Meeting beginnen möchten.
4. Unter Geben Sie eine neue Nachricht ein, wählen Sie in den Optionen die siebte Option von links aus.
   
5. Geben Sie die Details ein und senden Sie ihnen eine Einladung.

Über Outlook

Wenn Sie die Teams für Arbeit oder Schule Version von MS Teams können Sie Besprechungen aus Outlook planen. Sie können Besprechungen entweder über Version, Anwendung oder Web planen. Denken Sie jedoch daran, dass Sie die Office 365-Version besitzen müssen, um die neueste Anwendungsversion von Outlook verwenden zu können. Die Nutzung der Webversion ist kostenlos.

Im Folgenden haben wir die Schritte zum Planen einer Besprechung sowohl in der Anwendungs- als auch in der Webversion von Outlook aufgelistet. Beziehen Sie sich auf eine der Methoden nach Ihren Wünschen.

Auf Anfrage

Wenn Sie die Office 365-Version besitzen, können Sie problemlos eine Teams-Besprechung über die Outlook-App aufrufen. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Besprechung über die Outlook-App zu planen:

1. Öffnen Sie die Outlook-App.
2. Wählen Sie in der Seitenleiste auf der linken Seite die Option Kalender Ikone.
3. Wählen Sie im Menüband Start die Option für Neue Teambesprechung.
4. Dies sollte ein Fenster öffnen, in dem Sie diese Details eingeben können:
   • Titel: Geben Sie Ihrem Meeting einen Namen. Versuchen Sie, es kurz und dennoch informativ zu halten.
   • Erforderlich/Wahlfrei: Geben Sie den Namen der Teilnehmer entsprechend ein. Wenn Sie externe Kontakte einladen möchten, geben Sie deren E-Mail-Adresse ein.
   • Startzeit: Klicken Sie auf das Kalendersymbol, um ein Datum für das Meeting auszuwählen. Um die Startzeit auszuwählen, wählen Sie das Dropdown-Menü daneben. Wenn Sie keine Endzeit hinzufügen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben Den ganzen Tag.
   • Endzeit: Ähnlich wie beim Hinzufügen einer Startzeit können Sie Ihrem Meeting eine Endzeit hinzufügen.
   • Ort: Wenn sich Mitglieder vor Ort treffen, können Sie den Details einen Ort hinzufügen.
     

5. Anklicken Senden auf der linken Seite.

Auf Web-Version

Sie können auch die Webversion von Outlook verwenden, um eine Teams-Besprechung zu planen. Dies kann eine erstaunliche Alternative sein, wenn Sie die Outlook-App nicht verwenden können oder wenn Sie die Office 365-Version nicht besitzen.

Hier sind die Schritte, die Sie verwenden können, um eine Besprechung über die Webversion von Outlook zu planen:

1. Starten Sie Ihren Browser und gehen Sie zu Outlook.
2. Wählen Sie im Outlook-Fenster die Option Kalender auf der linken Seite.
   
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Veranstaltung Knopf.
   
4. Klicken Sie im Popup-Fenster auf Weitere Optionen in der unteren rechten Ecke.
5. Fügen Sie im neuen Fenster die folgenden Details hinzu:

• Hinzufügen eines Titels: Geben Sie Ihrem Meeting einen kurzen, aber informativen Namen.
• Teilnehmer einladen: Geben Sie den Namen der Teilnehmer ein, die Sie dem Meeting hinzufügen möchten. Wenn die Teilnehmer extern gegessen haben, erwähnen Sie ihre E-Mails. Wenn Sie erforderliche/optionale Teilnehmer hinzufügen möchten, klicken Wahlfrei auf der rechten Seite.
• Startzeit: Geben Sie das Datum und die Uhrzeit ein, zu der die Besprechung beginnen soll. Wenn das Meeting den ganzen Tag dauern soll, schalten Sie den Schieberegler neben Den ganzen Tag.
• Endzeit: Geben Sie das Datum und die Uhrzeit des Treffens an.
• Suche nach einem Standort: Diese Option ist, wenn sich einige Teilnehmer persönlich treffen. Geben Sie einen Raum an, in dem sie sich treffen können. Schalten Sie im selben Abschnitt ein Teambesprechung.
• Erinnerung: Wenn Sie möchten, dass Teilnehmer vor dem Meeting eine Benachrichtigung erhalten, wählen Sie die Zeit für die Erinnerung aus. Wählen Erinnere mich nicht wenn Sie nicht daran erinnert werden möchten.
• Beschreibung:__________: Geben Sie einige Tagesordnungen ein, die Sie in der Besprechung besprechen werden.

6. Auswählen Retten.