So organisieren Sie Google Drive am besten

Wir finden unsere Google-Laufwerke oft mit Dateien und Ordnern überladen und denken: „Wir werden es eines Tages organisieren“, aber schnell feststellen, dass es außer Kontrolle gerät.

Es könnte der kostenlose 15-GB-Speicher sein, der uns verwöhnt, oder die vielen kostenpflichtigen Speicherpläne, die Google anbietet, aber die meisten von uns benötigen einen systematischen Ansatz zum Organisieren unserer Dateien.

Wenn wir ein wenig Zeit übrig haben, können wir es über korrekte Ordnerbenennung & Strukturierung und durch die Nutzung der vielen Eingebaute Funktionen.

Lassen Sie uns in geordneter Weise auf diese Lösungen eingehen, um die Fahrt zu organisieren, wenn wir den Artikel gelesen haben.

So organisieren Sie Google Drive am besten

Beginnen wir mit den Grundlagen und arbeiten wir uns zu einigen auffälligen Funktionen vor, die das Laufwerk sowohl organisiert als auch ästhetisch ansprechend machen.

Wir haben auch Verfahren für Mobiltelefone aufgenommen, aber aus persönlicher Erfahrung empfehlen wir, einen PC (Windows oder Mac) zum Organisieren von Laufwerken zu verwenden. Wenn wir dasselbe Google Mail auf beiden Geräten verwenden, werden die vom PC vorgenommenen Änderungen im Telefon synchronisiert.

Beginnen Sie mit der Erstellung eines Frameworks

Wir empfehlen, ein Framework von Ordnerstrukturen zu erstellen. Erstellen Sie zunächst eine Liste möglicher übergeordneter Ordner und Unterordner, um eine grundlegende Vorstellung von der erforderlichen Struktur für das Laufwerk zu erhalten.

Es ist am besten, die Liste der Ordner und Unterordner auf eine Notiz zu kritzeln oder einzugeben, um zu verstehen, was wir klar erreichen wollen.

Wir haben unten ein Beispiel erstellt, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, folgen Sie einer ähnlichen Modalität, um eines für sich selbst zu erstellen
.

Denken Sie daran, dass die Ordnerstruktur höchstwahrscheinlich für Sie einzigartig ist. Experimentieren Sie und sehen Sie, was für Sie funktioniert. Das oben dargestellte Bild beschreibt eine mögliche Struktur von Ordnern für eine kleine Unternehmensorganisation.

Auswählen einer Namenskonvention

Wir empfehlen, beim Benennungsprozess der Ordner konsistent zu bleiben. Das Erstellen zufälliger Namen erschwert das spätere Abrufen von Dateien. Betrachten Sie es als ein Format, das wir für jede Datei in Google Drive verwenden werden. Hier sind einige Beispiele, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.

• Ungültiger Namensstil: Steuern, Mathe-Hausaufgaben, Marketing-Tagesbericht.
• Guter Namensstil: (01) Besteuerung |2021-22, 2022-3-8 Paid-Ads-Report, (03) Max’s Hochzeitsbilder: Rezeption.

Ein weit verbreitetes Format für Dateien von Profis ist JJJJ-MM-TT-Betreff-eindeutiger Code oder Text. Z.B. 2022-3-8-John Doe-001-first Draft.

Es muss nicht dasselbe Format sein; Wir empfehlen, ein Format auszuwählen, das für Sie geeignet ist, und sich daran zu halten.

Standardmäßig sortiert Google Drive Dateien nach dem Alphabet. Dieses Ergebnis könnte genau umgekehrt werden, wenn wir die Richtung der Namenssortierung ändern. Wenn Sie Zahlen in den Vordergrund setzen, wird es nach der Nummer sortiert.

Eine weitere Alternative zur Verwendung ist Dates auf der Vorderseite. Je niedriger die Zahl, desto höher der Rang des Ordners im Laufwerk.

Beginnen Sie mit der Erstellung des Ordners/Unterordners gemäß Framework

Erstellen Sie die benötigten übergeordneten und Unterordner entsprechend dem erstellten Framework. Nachdem die Ordner fertig sind, beginnen Sie mit dem Verschieben einzelner Dateien in die entsprechenden Ordner. Im Folgenden finden Sie einige Verfahren, die Ihnen dabei helfen.

Neue Ordner in Google Drive erstellen

1. Wählen Sie die Schaltfläche + Neu auf der linken Seite des Laufwerks für PCs. Wählen Sie für Mobiltelefone die Option + in der unteren rechten Ecke.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Ordner Option.
3. Benennen Sie den Ordner

Erstellen von Unterordnern in Drive

Wechseln Sie in den übergeordneten Ordner, in dem der Unterordner erforderlich ist, und befolgen Sie das oben beschriebene Verfahren. Befolgen Sie das gleiche Verfahren wie oben beschrieben, wenn Sie weitere Unterordner innerhalb des Unterordners benötigen.

Verschieben einzelner Dateien in einen bestimmten Ordner

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste (Windows), Strg+Klick (Mac) auf die gewünschte Datei für PCs. Für Mobiltelefone, Berühren und halten Sie die gewünschte Datei und klicken Sie auf die Schaltfläche Dreipunktige Taste in der rechten Ecke.
2. Auswählen Wechseln zu auf PCs oder die Option Verschieben auf Mobiltelefonen.
3. Auf PCs wird ein Popup-Fenster angezeigt. Für Mobiltelefone öffnet sich ein neuer Bereich.
4. Wählen Sie die Schaltfläche Zielordner.
5. Klicken Sie auf die Option Hier verschieben.
6. Alternativ klicken Sie auf das Symbol Beabsichtigte Datei und Ziehen Sie es in den Zielordner.

Wählen Sie mehrere Dateien aus, die in einen neuen Ordner verschoben werden sollen

1. Umschalttaste gedrückt halten & wählen Sie die Startdatei der Liste für PCs. haltend das Umschalttaste und Wählen Sie die Endpunktdatei aus. der Liste. Es gibt keine Alternative zur Umschalttaste für Mobiltelefone. Folgen Sie den unten angegebenen Abschnitten für mehrere Dateien für Mobiltelefone.
2. Der Befehl wählt alle Dateien dazwischen aus. Der Rest des Verfahrens ist das gleiche wie oben.

Wählen Sie bestimmte mehrere Dateien aus, die in einen neuen Ordner verschoben werden sollen

1. Halten Sie die Strg-Taste gedrückt, und klicken Sie auf auf solche, die eine Auswahl für PCs benötigen. Für Mobiltelefone, Berühren und halten Sie eine beliebige Datei; Sobald die Dateien blau markiert sind, beginnen Sie mit der Auswahl mehrerer Dateien.
2. Der Rest des Verfahrens ist das gleiche wie oben.

Verwenden der erweiterten Suche zum Suchen von Dateien

Wenn wir versuchen, nach einer bestimmten Datei zu suchen, ist der erste Instinkt, das Schlüsselwort in der Suchleiste oben zu suchen. In den meisten Fällen bringen diese Schlüsselwortsuchen unnötige Ergebnisse, was den Suchprozess immer noch hektisch macht.

Wir empfehlen die Verwendung des erweiterten Suchwerkzeugs dieser Suchleiste. Die Pfeiltaste nach unten auf der rechten Seite der Leiste öffnet ein Popup-Fenster für die erweiterte Suche.

Wir können Dokumente nach Besitz, Typ, Ort, Änderungsdatum, Elementname, Worteinschlüssen und freigegebenen E-Mail-Adressen durchsuchen. Verwenden Sie diese Funktion nach Bedarf, um Dateien für den Organisationsprozess zu finden.

Löschen Sie nicht benötigte Dateien ODER kompilieren Sie sie in einen einzigen Ordner

Jeder von uns hat Tonnen von unnötigem Durcheinander von Dateien auf unserem Laufwerk, also gibt es nichts, wofür man sich schämen muss. Da wir mit dem Organisationsprozess begonnen haben, ist es jetzt an der Zeit, alle nicht benötigten Dateien zu löschen.

Machen Sie sich keine Sorgen über Fehler, da der Papierkorb von Google Drive die Ordner 30 Tage lang speichert. Danach löscht das Laufwerk die Dateien für immer.

Es können Tonnen von Dateien im Laufwerk sein, also wie überprüfen wir, welche Dateien notwendig sind? Am besten ändern Sie die Einstellungen der Laufwerksansicht in die Rasteroption, die eine Vorschauliste der Dateien in einem Raster anzeigt.

Löschprozedur

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in der vorgesehenen Datei. Gebrauchen Strg + Klick auf dem Mac, um Datei auszuwählen. Für Mobiltelefone, Berühren und Halten beabsichtigte Dateien.
2. Auswählen Entfernen in PCs oder Papierkorbsymbol in Mobiltelefonen.

Mehrere Dateien in der Reihenfolge auswählen und löschen

1. Für PCs, Umschalttaste gedrückt halten und Wählen Sie die Startdatei aus der beabsichtigten Liste und der Endpunktdatei der Liste. Für Mobiltelefone, Berühren und Halten eine der beabsichtigten Dateien; Sobald die Datei blau markiert ist, wählen Sie alle Dateien aus, die ausgewählt werden müssen.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den ausgewählten Bereich und wählen Sie die Option Entfernen oder wählen Sie die Schaltfläche Papierkorb-Symbol für Mobiltelefone.

Wählen Sie bestimmte mehrere Dateien aus und löschen Sie sie.

1. Halten Sie die Strg-Taste für PCs gedrückt und klicken Sie auf diejenigen, die für PCs ausgewählt werden müssen. Bei Mobiltelefonen können Sie die gewünschte Datei berühren und halten. Sobald die Datei blau markiert ist, wählen Sie alle Dateien aus, die die Auswahl benötigen.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den ausgewählten Bereich und wählen Sie die Schaltfläche entfernen Option für PCs; Wählen Sie die Schaltfläche Papierkorb-Symbol für Mobiltelefone.

Wenn Sie zögern, Dateien zu löschen, gruppieren Sie zumindest alle diese unnötigen Dateien in einem einzigen Ordner und benennen Sie sie als „Veraltete Dateien oder mögliche Papierkorbelemente“. Scannen Sie diese Ordner und sortieren Sie sie aus, wann immer sie frei sind.

Farbcode- und Emojify-Ordnernamen

Mit Google Drive können Nutzer die Farbe der Ordnersymbole ändern. Verwenden Sie es nach Ihren Bedürfnissen. Zum Beispiel verwenden viele Fachleute im Allgemeinen die rote Farbe für Ordner, um sensible Informationen zu kennzeichnen, damit sie sie nicht versehentlich mit jemand anderem teilen oder löschen.

Google Drive ermöglicht es Benutzern, Emojis in den Namen des Ordners einzufügen. Verwenden Sie Emojis, um Videos, Bilder oder alles andere zu kennzeichnen, das Ihre Aufmerksamkeit erregt.

Emojis haben eine Nummerierung im Code eingebettet (im Allgemeinen Unicode). Wenn Emojis vor dem Namen gehalten werden, wird er nach dieser Nummer eingestuft.

Es ist nicht praktisch, die Codenummer jedes Emoji zu finden. Daher empfehlen wir, Emojis nur zu verwenden, nachdem Sie eine Zahl am Anfang eingegeben oder am Ende des Ordnernamens beibehalten haben.

Farbcode-Verfahren

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste (Windows),Strg + Klick(Mac) für den gewünschten Ordner. Für Mobiltelefone, Berühren und Halten die Datei und wählen Sie die Schaltfläche dreipunktig oben klicken. Ein Popup-Fenster wird angezeigt.
2. Finden Sie die Option Sich verfärben.
3. Wählen Sie die bevorzugte Farbe

Emoji-Verfahren einfügen

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste (Windows), Strg+Klick (Mac) auf dem gewünschten Ordner. Für Mobiltelefone, Berühren und Halten die Datei und wählen Sie die Schaltfläche dreipunktig oben klicken.
2. Auswählen Umbenennen
3. Um Emojis einzufügen, wählen Sie Windows-Taste und Punkt (Windows), FN-Schlüssel (Mac) oder Verwenden Emoji-Abschnitt von eingebauter Tastatur (Mobiltelefone).
4. Suchen Erforderliches Emoji und wählen Sie es aus

Wenn die Emoji-Auswahl aus der Drive-Emoji-Liste nicht ausreicht, gibt es auch Websites von Drittanbietern, mit denen wir das gewünschte Symbol kopieren können. Google einfach „Emojis kopieren“, Tonnen von Optionen werden auftauchen. Einige beliebte Websites sind Get Emoji, Emojipedia, Emojicopy usw.

Alles, was wir tun müssen, ist, das gewünschte Emoji zu finden, es zu kopieren und es während der Umbenennung der Datei oder des Ordners einzufügen.

Wir können das Emoji-Symbol einer Kamerarolle oder das Kamerasymbol für Ordner verwenden, die Bilder enthalten. Es ist wissenschaftlich erwiesen, dass Menschen visuelle Informationen schneller erkennen.

Erstellen von Verknüpfungen anstelle mehrerer Kopien einer Datei

Es wird Fälle geben, in denen eine einzelne Datei in mehreren Ordnern benötigt wird. In solchen Fällen empfehlen wir, bei Bedarf Verknüpfungen zu erstellen, anstatt eine Kopie der Datei selbst zu erstellen.

Verknüpfungen in Drive erstellen

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste (Windows), Strg + Klick (Mac) auf die gewünschte Datei. Für Mobiltelefone, Berühren und Halten die beabsichtigten Dateien.
2. Auswählen Verknüpfung hinzufügen auf Drive (ein Popup-Fenster wird angezeigt).
3. Wählen Sie den übergeordneten Ordner aus, in dem sich die Verknüpfung befinden soll, oder die Unterordner dieses übergeordneten Ordners.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Verknüpfung hinzufügen in der unteren rechten Ecke des Popup-Fensters.
5. Alternativ können Sie Umschalt Z auf Macs und Windows-PCs verwenden, um dasselbe Popup-Fenster schnell zu öffnen.

Lassen Sie den Abschnitt „Mit mir geteilt“ in Ruhe

Andere Personen geben die Dateien und Ordner frei, die wir in diesem Abschnitt sehen. Wir erhalten nicht die Berechtigung, die Optionen „Verschieben nach“ oder „Umbenennen“ in diesen Dateien zu verwenden. Wir können es farblich codieren, aber wir empfehlen, sich von dem Ärger fernzuhalten.

Anstatt den für mich freigegebenen Abschnitt zu organisieren, empfehlen wir, Verknüpfungen zu diesen Dateien in unserem organisierten Google Drive in Ordnern zu installieren, wo dies erforderlich ist. Das Verfahren ist das gleiche wie oben angegeben.

Verwenden Sie die Option mit Stern sparsam

Mit Google Drive können Nutzer Dateien und Ordner mit einem Sternsymbol markieren. Verwenden Sie diesen Dienst für wichtige Dateien oder Dateien, die schnell abgerufen werden müssen. Bitte verwenden Sie diese Option sparsam mit der unten stehenden Vorgehensweise.

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste (Windows), Strg + Klick (Mac) auf der gewünschten Datei. Bei Mobiltelefonen können Sie Dateien berühren und halten. Sobald die gewünschte Datei markiert ist, klicken Sie auf die dreipunktige Schaltfläche in der oberen rechten Ecke.
2. Auswählen Zu Markiert hinzufügen

Es gibt eine „Starred“ -Option auf den Google Drive-Schaltflächen auf der linken Seite. Drive zeigt alle Starred-Dateien und -Ordner jedes Mal an, wenn Sie darauf klicken.

Gehen Sie wie folgt vor, wenn die Datei die markierte Bezeichnung nicht benötigt.

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste (Windows), Strg + Klick (Mac) auf der gewünschten Datei. Bei Mobiltelefonen können Sie Dateien berühren und halten. Sobald die gewünschte Datei markiert ist, klicken Sie auf die dreipunktige Schaltfläche in der oberen rechten Ecke.
2. Auswählen Aus Markiert entfernen

Prioritätsarbeitsbereich verwenden

Priority Workspace hilft Ihnen, einen separaten Arbeitsbereich zu erstellen, in dem wir Dateiverknüpfungen hinzufügen können, ohne den Speicherort der eigentlichen Datei zu ändern.

Stellen Sie es sich wie einen kleinen Raum vor, in dem wir einen Cluster von Dateien auswählen können, an denen wir arbeiten möchten, ohne andere Dateien zu berücksichtigen. Es ist ein hilfreiches Werkzeug für Menschen, die ständig im Drive arbeiten.

Bitte beachten Sie, dass diese Funktion nur für G Suite basic, Enterprise oder Business verfügbar ist.

Diese Funktion ist nicht verfügbar für kostenlose Google Drive-Nutzer. Wir können diese Funktionen auch zu unserer Homepage hinzufügen, sodass Benutzer die Arbeitsbereichsdateien sehen können, sobald sie Google Drive öffnen.

Die Funktion sollte unter dem Symbol „+“ auf dem Laufwerk angezeigt werden.

Wenn dies nicht der Fall ist, entscheiden Sie sich für das folgende Verfahren.

1. Wählen Sie die Schaltfläche Symbol „Einstellungen“ in der oberen rechten Ecke und wählen Sie die Option Einstellungen.
2. Scrollen Sie nach unten und wählen Sie Priorität als Standardstartseite festlegen im Allgemeinen Abschnitt.

Machen Sie sich den neuen organisierten Weg zur Gewohnheit

Denken Sie daran, dass wir die Organisation von Drive für diese eine Instanz abgeschlossen haben. Wir empfehlen, die oben genannten Protokolle zu befolgen, um organisiert zu bleiben. Ansonsten ist es wieder bei Null.